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国家行政机关的公文，例如政府文件、政府办公厅（室）文件、请示、报告、会议纪要、决定、通知、通报等，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
    规范化是公文制作及处理的第一要求，公文格式必须标准、规范、严谨。国务院最新发布的《国家行政机关公文处理办法》和国家质量技术监督局颁布的《国家行政机关公文格式》标准(GB/T 9704-1999)，对各类公文格式作了详尽说明，例如公文种类划分为“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种；公文用纸一般采用国际A4型（210mm ×297mm）；版芯及各个组成部分的字体字号及位置等等，都有规范的要求。
    行政机关工作人员在制作各类公文时，针对公文格式的编辑排版，花费的时间有时会很多。特别是遇到有多个附件，或者是几家单位联合发文时，格式编排会更麻烦一些。随着政府信息化工作的不断发展，有越来越多的软件可以帮助我们来制作行政机关标准公文。通过实际工作中的操作运用和比较，我们发现民族办公软件WPSOFFICE2003（简称WPS2003）具有规范、操作简单的特点，特别适合行政机关制作公文。WPS2003根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》标准,提供了标准公文、报告、请示、公告、函、会议纪要、决定、命令、批复、通告、通报、通知、意见、议案的单独发文和联合发文共40多个常用的行政机关标准公文模板(见图1中的列表项),每个模板对眉首、主体、版记的字体字号和位置、版芯、行间距、页边距、间隔线的长度等参数,根据不同文种的规范要求，进行了预设。我们在制作各类行政机关公文，所需要做的事情就是，把文字填进去就行了。
    当然，WPS2003的行政机关标准公文模板是针对所有行政部门设计的，在使用之前，需要修改模板中的发文机关名称、文件字号、印发机关名称、签发人等信息，以适应使用者所在单位的不同情况。例如，点“文件/新建”，用行政机关标准公文类的“请示”模板新建一个文件，修改发文机关名称为“枝江市人民政府文件”，发文字号为“枝府文〔2005〕×号”，签发人为市长姓名，印发机关为“枝江市人民政府办公室”，然后另存为WPS模板文件“请示.wpt”，覆盖原来位于“办公/行政机关标准公文”类下的“请示”模板。这样，输入实际的文件时，利用更改后的模板，就省去了修改发文机关名称、文件字号、印发机关名称这一步骤。
    修改模板的工作完成之后，就可以制作实际的行政公文了。现在假设需要编辑制作一个请示，操作过程如下：
    启动WPS2003，在文件菜单中，点“新建”，在弹出的“WPS模板”窗口中，选中“办公/行政机关标准公文”类下的“请示”模板，点“确定”之后，一个标准格式的请示文件就自动生成了，输入文件标题、正文部分、主题词、抄送机关、发文日期等内容后，稍作排版即大功告成。
    利用WPS2003的行政机关标准公文模板，制作行政机关标准公文操作简单高效，不妨一试。（作者单位：湖北省枝江市政府办公室）